Vier kritische Fehler in SAP-ILM-Archivierungsprojekten
SAP RE-FX, Leasingdaten und unternehmensweite Aufbewahrung

von T. H. Scheer – SAP-ILM- & RE-FX-Experte, veröffentlicht am 11. August 2025

1. Einleitung

SAP RE-FX gehört aufgrund seiner engen Integration mit FI, CO, PM, PS, MM und FI-CA zu den komplexesten Modulen in der SAP-Landschaft. In vielen Unternehmen ist es zudem mit externen Plattformen verbunden: CAFM- oder GIS-Systemen oder kundenspezifischen Erweiterungen. Jede Verbindung stellt eine echte betriebliche Abhängigkeit dar. Mietverträge, Anlagenstrukturen, Flächennutzung und Kostenverrechnung sind nicht nur Daten; sie spiegeln die geschäftliche Realität wider. Diese Tiefe macht RE-FX leistungsstark, vergrößert aber auch das Risiko. Was wie ein unkomplizierter SAP-Vorgang zur Archivierung erscheint, entpuppt sich oft als ein Geflecht aus Altkonfigurationen und tief verwurzelten Verbindungen über Z-Programme und APIs. Die Archivierung in RE-FX ist niemals rein technisch; sie ist organisatorisch, rechtlich und politisch. Allzu oft wird das Thema jedoch als Nebenaufgabe behandelt – als etwas, das warten kann, delegiert oder „später erledigt" werden kann. Diese Annahme ist kostspielig. Dieser Artikel beleuchtet vier wiederkehrende Fehler bei der SAP-Archivierung mit Schwerpunkt auf RE-FX und ILM. Die ersten beiden beschreiben Herausforderungen, die fast allen wichtigen Modulen gemeinsam sind. Der dritte und vierte Abschnitt befassen sich mit spezifischen Problemen von RE-FX und ILM, Disziplinen, die für immobilien- und anlagenintensive Organisationen besonders relevant sind. Bei allen vier wiederholt sich dasselbe Muster: strukturelle Fehlannahmen, die Compliance, Budgets und Glaubwürdigkeit stillschweigend untergraben, lange bevor auch nur ein einziges Byte gelöscht wird. Jeder Abschnitt skizziert die zugrunde liegende Ursache, das dadurch entstehende systemische Risiko und die Denkweise, die erforderlich ist, um dies zu korrigieren.

2. Das Risiko des Abwartens: Warum „später" die teuerste Option ist

Archivierung steht selten auf der Tagesordnung des Vorstands. Sie bringt keine Einnahmen, hebt keine KPIs und erntet wenig Anerkennung. Was sie jedoch sicherstellt, ist Stabilität: dokumentierte Aufbewahrungsfristen, vorhersehbares Datenwachstum und kontrollierbare HANA-Kosten. Nur wenige setzen sich für unsichtbare Ergebnisse ein, und das Thema wirkt etwa so glamourös wie das Aufräumen des Dachbodens. Innerhalb des Unternehmens findet jede Abteilung einen Grund zum Abwarten. Das Marketing bewahrt historische Daten „zum Kontext" auf. Der Kundenservice bewahrt alte Verträge auf. Die Rechtsabteilung zögert, potenzielle Beweismittel zu löschen, sorgt sich aber auch um die Einhaltung von DSG/DSGVO. Einzeln betrachtet vernünftige Positionen führen zu einem kollektiven Stillstand. Monate vergehen, Daten häufen sich an. Die vermeintliche Vorsicht des Abwartens rächt sich später in Form von höheren HANA-Rechnungen, strengeren Audits und Compliance-Anforderungen, die eine Dokumentation verlangen. Ein häufiger Umweg ist der HANA Easy Fix bei Greenfield- oder Bluefield-Transformationen: selektiv migrieren und ein schreibgeschütztes Legacy-System beibehalten. Das sieht in Präsentationen gut aus, bewahrt aber meist die Kosten- und Governance-Exponierung, anstatt sie zu lösen. Ein praktischer Weg ist still und frühzeitig. Formalisieren Sie die Archivierung als definierte Initiative – führen Sie Vorbesprechungen mit kompetenten Stakeholdern und Entscheidungsträgern durch, kommunizieren Sie es nicht als Nebenaufgabe. Beginnen Sie informell: Sammeln Sie Perspektiven und Interesse. Schaffen Sie dann später Klarheit – führen Sie langsam technische ILM-Begriffe ein – Festlegung von Aufbewahrungsfristen usw. Veröffentlichen Sie diese als Governance-Vorgaben, halten Sie kurze Entscheidungssitzungen mit den wenigen Stakeholdern ab, die zustimmen müssen. Umsetzen, messen, erweitern. Wiederholen. Iterationen sind bei dieser Aufgabe von unschätzbarem Wert. Archivierung wird vielleicht nie Beifall ernten. Aber sie reduziert Risiken und sorgt für Kostenvorhersehbarkeit – bevor externe Auslöser eine überstürzte, teure Reaktion erzwingen.

3. Das Entscheidungsdilemma: Iterativ, kein Wasserfall und kein Hard Stop

Sobald das Management anerkennt, dass die Archivierung nicht länger aufgeschoben werden kann, beginnt die eigentliche strategische Arbeit. Zum Trost aller Führungskräfte, die es vermeiden: Die Archivierung hat erst „innerhalb des letzten Jahrzehnts" das aktuelle Maß an Dringlichkeit und Bedeutung erreicht – weniger getrieben von Strategie als von technischen und rechtlichen Umständen. Was erwähnenswert ist: Diese Entscheidung kann nicht einer einfachen Abfolge von Entscheidung → Umsetzung → Abschluss folgen. Sie erfordert iterative Klärung – jedoch mit einem definierten Endpunkt. Diese Entscheidung zu treffen oder zu ermöglichen, ist tatsächlich teilweise Pionierarbeit. Der Standardfehler tritt sofort ein, sobald Maßnahmen endlich anerkannt werden: Die Verantwortung wird auf die Rechtsabteilung und die IT abgeschoben. Die Argumentation erscheint schlüssig – die Rechtsabteilung definiert, was gelöscht werden muss, die IT-Abteilung setzt um, wie. In der Praxis arbeiten beide isoliert voneinander. Der Rechtsabteilung fehlt der Überblick über Datenstrukturen und Systemnutzung; der IT-Abteilung fehlt die Vertrautheit mit rechtlichen Begriffen, Formulierungen UND Denkweisen.

Jeder handelt innerhalb seines eigenen Rahmens korrekt, doch zusammen führen sie zu einem Stillstand. Eine Delegation in dieser Form löst das Problem nicht; sie formalisiert es.

Option 1 – Definieren Sie den Zweck selbst

Die Eigenverantwortung der Führungskräfte beginnt damit, das vorrangige Ziel zu benennen:

• Compliance: DSGVO-/DSG-konforme Aufbewahrung mit automatisierter Löschung.
• Kostenkontrolle: Reduzierung des HANA-Volumens zur Stabilisierung der Speicher- und Lizenzkosten.
• Systemausstieg: Stilllegung unter Beibehaltung des rechtmäßigen Prüfungszugriffs.

Diese Treiber schließen sich in ihrer Gewichtung gegenseitig aus. Werden sie ohne klare Zuständigkeit vermischt, führt dies zu widersprüchlichen Regeln, Doppelarbeit und Verzögerungen. „Neutrale" Archivierung scheitert, weil es keine Neutralität gibt: Jede Designentscheidung privilegiert eine Dimension. Dominiert die Rechtsabteilung, leidet die Effizienz; dominiert die IT, schwächt sich der rechtliche Schutz ab. Das Problem mit Option 1 (explizit).

Eine fundierte Entscheidung auf Führungsebene ist ohne genaue Beiträge von Recht und IT schwierig – und in der Realität:

• SAP ILM ist selten eine Kernpriorität für das SAP-Team, es sei denn, Sie verfügen über einen festangestellten ILM-Experten.
• DSG/DSGVO wird von der Rechtsabteilung oft als „auslagerbares" Hygienethema behandelt und als wenig prestigeträchtige Aufgabe an Externe weitergereicht.

Ergebnis: Führungskräfte zögern, Iterationen drehen sich im Kreis, keine Entscheidung. Was es erfordert. Ein zeitlich abgegrenztes persönliches Eintauchen lohnt sich in der Regel. Widmen Sie dem Thema echte Aufmerksamkeit (Tage, nicht Stunden), legen Sie das Ziel fest und schließen Sie es ab. Richtig durchgeführt, streichen Sie das Thema für etwa 10 Jahre von Ihrer Agenda. Das Paradoxon: Langfristige Ergebnisse bringen wenig Beifall; je besser Sie es machen, desto weniger sichtbar ist der Erfolg. Das ist das eigentliche Dilemma von Option 1.

Option 2 – Delegieren, aber auf der richtigen Ebene

Wenn die Führung nicht direkt lenkt, muss sie dennoch Grenzen und die Umsetzung definieren: Richten Sie eine mandatierte Dreiergruppe ein: Recht, IT, Finanzen/Betrieb unter explizitem Auftrag der Geschäftsleitung. Finanzen/Betrieb sorgen für Kostenrealismus und Prozesskontinuität, Recht und IT für die Rahmenbedingungen. Die Führung überwacht das Verständnis, nicht den Inhalt: Die Rechtsabteilung muss die Data Lineage verstehen; die IT muss die rechtlichen Konsequenzen verstehen. Wenn beide die Besprechung lächelnd verlassen, ist nichts entschieden worden. Restproblem (explizit). Das Problem von Option 1 verschwindet nicht. Ohne jemanden auf C-Level, der Zeit in tiefes Verständnis investiert (persönlich oder über einen wirklich befugten Beauftragten), bleiben Übersetzungslücken bestehen und Entscheidungen kommen zum Stillstand. Reifetest für die Führungsebene. Nicht Konsens, sondern Klarheit: Wer entscheidet, auf welcher Grundlage, mit welcher Nachweiskette, bis zu welchem Datum. Archivierung, richtig durchgeführt, ist kein Compliance-Ritual; sie legt Kosten, Glaubwürdigkeit und Stabilität für das nächste Jahrzehnt fest.

4. Budgetierung nach Hoffnung, nicht nach Systemtiefe

Selbst wenn die Entscheidungen getroffen sind und Menschen und Interessen aufeinander abgestimmt sind, scheitern die meisten RE-FX-Archivierungsbudgets noch vor dem ersten Testlauf. Nicht wegen schlechter Technologie, sondern wegen falscher Annahmen. Manager könnten in die Falle tappen, sich nach all der langwierigen Entscheidungsarbeit eine kurze technische Bereinigung vorzustellen – ein paar Beratungstage zuweisen und damit Haken dran. Dann beginnt sich die Realität zu entfalten. Budgets scheitern aus vorhersehbaren Gründen. Erstens: die benötigten Fachkompetenzen. Unternehmen planen mit einem Berater und benötigen am Ende fünf Fachkompetenzen – einen RE-FX-Spezialisten, einen ILM-Regelarchitekten, einen Entwickler und einen Projektleiter, der eine Brücke zwischen Geschäft und Compliance schlagen kann. Selbst kleine Systeme erfordern die frühzeitige Einbindung von Geschäftsanwendern und Rechtsberatern; Archivierung ist weniger eine technische Aufgabe als vielmehr eine Verhandlung über Verantwortlichkeiten. Zweitens die Systemkomplexität: RE-FX könnte eng mit BW, PM, MM, PS und unzähligen Z-Tabellen und Exits verflochten sein. Manche „inaktive" Verträge oder Vermögenswerte sind mit etwas verknüpft, das noch aktiv ist. Die erste Löschsimulation deckt oft ein Jahrzehnt undokumentierter Logik auf. Drittens: keine Puffer: Projekte planen mit idealen Ergebnissen und ignorieren die Reibungsverluste der Realität. Aufbewahrungspflichten, Audit-Prüfungen und Schnittstellenkorrekturen brauchen alle Zeit. Ohne Spielraum für Fehler wird jede Feststellung zu einer Verzögerung – und jede Verzögerung zu einer Kostenspirale. Ein nachhaltiges Projekt folgt einer einfachen Regel: Kenne dein System, kenne deine Mitarbeiter, plane realistisch, baue einen Puffer ein und hole dir dann Hilfe. Externes Fachwissen ist kein Kostenfaktor – es ist eine Versicherung gegen Nacharbeit. Jeder produktive ILM-Lauf kostet weniger als die Bereinigung eines fehlgeschlagenen Tests. Plane entsprechend oder sieh zu, wie sich deine „Optimierung" in eine permanente Kostenstelle verwandelt.

5. Nicht zu Ende gebracht: Die Falle des halbfertigen Projekts

Nichts ist schädlicher als ein halbfertiges ILM-Projekt. Ein angehaltener Löschlauf, eine ungetestete Aufbewahrungsregel oder eine undokumentierte Ausnahme werden zu technischen Schulden mit rechtlichen Konsequenzen. Viele Organisationen starten voller Elan, passen ihren Kurs auf halbem Weg an und verlieren still und leise an Schwung. Zwei Jahre später kann ein häufig verwendeter Bericht Probleme verursachen, weil eine Aufbewahrungsregel vergessen wurde und immer noch aktiv löscht. Der Großteil der Daten liegt immer noch unarchiviert vor. Ein Teil der Daten wurde gelöscht, aber nicht vernichtet und schließlich – vergessen. Das ist kein Risikomanagement; es ist institutionelle Amnesie. Ein einmal begonnener Archivierungsprozess hat nur zwei legitime Ergebnisse: abgeschlossen oder nie begonnen. Alles dazwischen untergräbt sowohl die Glaubwürdigkeit in Bezug auf Compliance als auch das interne Vertrauen. Auditoren erinnern sich viel länger an halbfertige Projekte als an erfolgreiche.

Die operative Regel ist klar: Planen – Abstimmen – Ausführen. Falls nötig, neu kalibrieren, aber niemals zurückweichen. Sobald der erste Löschlauf ausgeführt wurde, lässt sich die Geschichte nicht mehr umschreiben. Vorbereitung und Dokumentation sind ebenso wichtig wie die Konfiguration. Definieren Sie Ihren Umfang, legen Sie ihn fest, kommunizieren Sie die Begründung. Zukünftige Teams werden nicht beurteilen, was Sie gelöscht haben, sondern wie nachvollziehbar Ihre Entscheidungen waren. Ein unvollendetes ILM-Projekt hält seine Risiken am Leben, verliert aber jeden Befürworter, der es einst unterstützt hat. Bringen Sie es ein für alle Mal zu Ende. Dokumentieren Sie es gut. Dann müssen Sie denselben Kampf nie zweimal führen.

6. Fazit: Archivierung ist Strategie, keine Wartung

Archivierung ist selten dringend – bis sie es plötzlich ist. Bei allen vier Fehlern ist das Muster dasselbe: Verzögerung, Delegation, Unterschätzung und Ermüdung. Keiner davon ist ein technisches Versagen; alle sind Governance-Versagen. C-Level-Entscheider, die sich direkt mit der Archivierung befassen, sind zum Teil Pioniere. Sie agieren in einem Bereich, der erst seit kurzem an Sichtbarkeit gewonnen hat, aber still und leise bestimmt, wie sich Daten, Kosten und Glaubwürdigkeit im nächsten Jahrzehnt aufeinander abstimmen werden. Richtig gehandhabt, führt die Archivierung einen neuen Rhythmus der Entscheidungsfindung ein – kurze Kontrollschleifen, klare Zuständigkeiten und transparenter Fortschritt – in Organisationen, die sich normalerweise nur in langen Planungszyklen bewegen. Sie wird zu einer praktischen Übung in kontrollierter Anpassungsfähigkeit: schnelles Lernen, ohne Autorität zu verlieren. Ist der Prozess abgeschlossen, ist der Gewinn struktureller Natur: stabile Kosten, vorhersehbare Audits und eine Systemlandschaft, die ihre eigene Geschichte nicht länger verbirgt. Archivierung ist im Kern der stillste Weg, Meisterschaft zu demonstrieren. Und Meisterschaft im Umgang mit Unternehmensdaten bleibt die seltenste Form von Führung.

Rechtlicher Hinweis (Disclaimer):

Dieser Text ist keine Rechts-, Steuer- oder technische Beratung für Ihr Unternehmen. Er spiegelt Projekterfahrung wider. Die Metaneering S.à r.l. übernimmt keine Haftung für Vollständigkeit oder Aktualität.

T.H. Scheer

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